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近期，國(guó)家檔案局發(fā)文，提出推進(jìn)機關業務系統歸檔工作的4大舉措，數字化辦公專業服務商SOP認爲，這(zhè)將(jiāng)加速推動政企單檔案管理數字化建設，提前完成(chéng)十四五規劃“中央和國(guó)家機關傳統載體檔案數字化率達80%”的目标。
國(guó)家檔案局發(fā)文，4方面(miàn)強化機關業務系統歸檔工作
國(guó)家檔案局在《關于進(jìn)一步加強機關業務系統電子文件歸檔與管理工作的通知》中表示：業務系統形成(chéng)和收集的各類數據資源是國(guó)家數字檔案資源的重要組成(chéng)部分。《通知》要求從4個方面(miàn)規範有序開(kāi)展業務系統電子文件歸檔與管理工作：
一、要健全業務系統歸檔制度規範，推動建立完善的業務系統歸檔管理制度和技術規範；
二、要完善業務系統歸檔功能(néng)，保證業務系統能(néng)夠按照檔案工作要求完成(chéng)電子文件形成(chéng)、收集、整理、歸檔工作；
三、要推進(jìn)業務系統與檔案系統有效銜接，通過(guò)歸檔接口實現業務系統與檔案系統之間的信息交互和集成(chéng)；
四、要不斷提升數字檔案資源建設質量和管理水平，實現業務系統歸檔全流程安全可控、科學(xué)規範管理。
用“咨詢+IT”落地數字化檔案，提效機關業務水平
數字化辦公專業服務商SOP認爲，國(guó)家檔案局給出的4維方法論，爲機關檔案管理水平的提升指明了發(fā)力方向(xiàng)，搭配好(hǎo)的檔案數字化平台與服務，將(jiāng)會事(shì)半功倍。
目前，檔案管理系統市場良莠不齊，給政企單位的選型造成(chéng)了很大的困擾，如何選擇合适的檔案管理平台？隻要功能(néng)夠多就行了嗎？SOP認爲，至少以下幾個點需要關注：
1、檔案管理平台集成(chéng)能(néng)力是否強大：一個好(hǎo)的檔案數字化管理平台必須支持豐富的接口，除了通用OA系統，還(hái)能(néng)對(duì)接合同管理系統、招采系統、工程檔案系統、統一用表系統等；
2、檔案管理的增值服務是否夠專業：檔案管理是一個系統工程，IT平台的價值也需要專業服務來激發(fā)；好(hǎo)的檔案服務商至少能(néng)提供檔案整理與數字化加工服務、檔案培訓服務、目标管理和測評顧問服務、庫房規劃服務，可在建系統的同時把體系也搭起(qǐ)來、持續優化；能(néng)爲單位培訓更專業的檔案員。
3、檔案管理如何兼顧存量與增量：好(hǎo)的檔案服務商能(néng)對(duì)存量、增量檔案都(dōu)有專門的解決方案，可以協助客戶合理規劃檔案庫房的利用空間，提供檔案密集架、溫濕度監控系統、視頻監控系統、防盜報警系統等庫房配套軟件及設備的建設方案。
SOP不僅具備以上三方面(miàn)能(néng)力，其數字檔案室更擁有業内領先的檔案應用功能(néng)；能(néng)滿足各類政企單位不同管理階段需求，提供原生電子檔案管理、傳統載體檔案管理和紙電混合管理的三位一體數字檔案室整體解決方案。
目前，數字化檔案室已在深圳地鐵、華潤置地、東莞證券、海德集團等衆多行業标杆企業成(chéng)功應用，産生了較顯著的效益，未來SOP將(jiāng)助力更多政企單位檔案管理數字化升級。
